Chuẩn bị Follow-up: kiểm tra kênh, nội dung và điều kiện dừng

Chuẩn bị trước khi bắt đầu

• Kênh nhắn tin đã kết nối; hội thoại cần chăm sóc thuộc đúng kênh đó.
• Biết rõ khách đang chờ việc gì và có căn cứ phù hợp để tiếp tục nhắc.
• Quyền gửi của nền tảng còn hiệu lực. Không dùng trạng thái Active để suy ra có thể nhắn bất kỳ lúc nào.

Mở ứng dụng TrolyPage. Ảnh dùng nhãn English; nếu giao diện của bạn đang là tiếng Việt, đối chiếu tên mục được giải thích trong từng bước. Nhấn Mở ảnh lớn để đọc rõ các ô và số chú thích.

1. Kiểm tra đúng khách và kênh hỗ trợ

Follow-up là chuỗi lời nhắc cho một cuộc trao đổi đang chờ, không phải một loại kênh cần kết nối riêng. Trước tiên, kênh nhắn tin phải có trong Channels & Social → Messaging. Mở Go to Chat của kênh, chọn hội thoại và đọc lại việc khách còn cần.

Nhấn Follow-up trên dải nút ngay phía trên ô soạn. Trong Create follow-up chain, kiểm tra tên khách và nền tảng ở cột trái (số 1). Không dùng một bản tóm tắt AI thay cho việc đọc lịch sử: tóm tắt có thể nhầm ai đã trả lời hoặc điều gì đã được xác nhận.

2. Soạn lời nhắc đúng việc đang chờ

1. Ở Task Type, chọn Customer Care để chăm sóc cuộc trao đổi đang có. Recurring Content là nội dung định kỳ; không dùng thay cho một lời nhắc cá nhân chỉ vì có lịch lặp.
2. Chọn Sending Format. Bắt đầu với Text Only và Fixed message nếu muốn kiểm soát câu chữ.
3. Điền Message content. Ví dụ: “Bạn còn cần mình hỗ trợ chọn cỡ áo Linen không? Nếu tiện, bạn gửi số đo chiếc áo đang mặc vừa để mình đối chiếu bảng cỡ nhé.” Câu nhắc tiếp nối việc chọn size, không tự thêm ưu đãi.
4. Nếu dùng Quick Insert {name}, {email}, {phone}, kiểm tra khách có dữ liệu đó. Không đặt biến thiếu vào câu mà không đọc bản kết quả.

AI Agent composes và Suggest messages hỗ trợ soạn nội dung. Bạn vẫn cần đọc, sửa và kiểm tra nguồn giá/chính sách. Nếu chọn Follow-up Template, rà lại cả nội dung lẫn lịch được đưa vào; một mẫu cũ có thể có tần suất khác bạn dự định.

3. Đặt lịch và số lần tối đa

Trong Sending Schedule, chọn Schedule type và kiểm tra Timezone trước. Với Interval:

1. Ở First send, chọn Send after để chờ một khoảng hoặc Exact time để đặt giờ cụ thể.
2. Kiểm tra giá trị và đơn vị thời gian. Repeat every là khoảng lặp, khác thời gian chờ lần đầu.
3. Ở End Point of the Sequence, chọn Attempts và điền Maximum attempts, hoặc dùng End date khi cần kết thúc theo ngày.
4. Đọc Expected schedule để đối chiếu các ngày giờ dự kiến. No limit không có giới hạn số lần/ngày kết thúc ở phần này.

Ví dụ chuẩn bị: lần đầu sau 1 ngày, lặp mỗi 2 ngày, tối đa 2 lần. Đây chỉ là cấu hình để hiểu các ô; phải chọn thời điểm phù hợp nhu cầu khách và cửa sổ/quyền gửi của chính kênh. Form cho nhập một thời điểm không bảo đảm nền tảng sẽ cho gửi ở thời điểm đó.

4. Giữ các điều kiện dừng cần thiết

Rà Auto-stop when và cuộn trong biểu mẫu để đọc đủ các lựa chọn. Các điều kiện sau giúp tránh tiếp tục nhắc khi tình huống đã thay đổi:

Đối chiếu tên khách, nội dung, số lần và Expected schedule trước bước Create. Nếu chỉ đang chuẩn bị cấu hình để đội ngũ xem, dừng trước Create. Khi kênh không hỗ trợ, nút vẫn bị khóa và bạn không có một chuỗi hoạt động.

5. Biết nơi kiểm tra cấu hình sau khi tạo

Mở Automation → Follow-ups. Dùng Search để tìm đúng khách. Các nhóm Needs approval, Waiting to send, Customer replied, Completed và Cancelled phân biệt việc đang cần xử lý.

Sending, History và Calendar giúp đối chiếu thời điểm và trạng thái. Một chuỗi có trong danh sách chưa chứng minh tin đã đến khách. Khi vận hành, đọc lỗi/điều kiện dừng trước khi tạo chuỗi mới cho cùng khách.

Auto-enroll all, Mass campaign và Approve all có phạm vi nhiều khách. Chúng không cần cho việc chuẩn bị một chuỗi; kiểm tra từng đối tượng và nội dung trước khi dùng các thao tác này.

Khi Create bị khóa hoặc lịch chưa đúng

• Create bị khóa: đọc cảnh báo kênh không hỗ trợ và kiểm tra trường bắt buộc. Website Chat không dùng được chuỗi này.
• Giờ dự kiến khác mong muốn: kiểm tra Timezone, đơn vị chờ/lặp và Exact time; nhìn Expected schedule trước khi tạo.
• Chuỗi không gửi khi vận hành: xem chờ duyệt, quyền gửi của kênh, giờ gửi và điều kiện dừng đã khớp chưa.
• Nhắc chồng: tìm xem có nhiều chuỗi của cùng khách và rà Maximum attempts/No limit.

Cấu hình sẵn sàng khi: đã xác định kênh hỗ trợ, đúng khách, lời nhắc đúng nhu cầu, lịch có giới hạn và các điều kiện dừng được rà đầy đủ.

Bộ mẫu để chuẩn bị và kiểm tra

Tải bản có thể chỉnh bằng dữ liệu của bạn. Các dòng DEMO và kết quả mong đợi là minh họa; thay bằng nguồn đã duyệt rồi ghi kết quả thử trước khi áp dụng.

• 10 mẫu tin nhắn và bộ kiểm tra điều kiện dừng (.zip)

CSV mở được bằng Excel hoặc Google Sheets. File sản phẩm dùng chuẩn bị nguồn; khi nhập danh mục, đối chiếu mẫu import của TrolyPage.